Le déménagement d’un bureau est un processus complexe qui nécessite une planification soignée et une organisation rigoureuse. Il ne s’agit pas seulement de déplacer du mobilier : il y a des systèmes informatiques à déconnecter et reconnecter, des documents confidentiels à protéger, du personnel à informer et à rassurer… Ce guide étape par étape est conçu pour vous aider à envisager tous ces aspects et à réussir votre déménagement de bureau en toute sérénité.
Comprendre le processus de déménagement de bureau
Pourquoi déménager son bureau ?
Déménager son bureau peut répondre à différents besoins. Vous pouvez avoir besoin de plus d’espace suite à une augmentation de votre personnel ou de votre activité. Vous pouvez aussi vouloir réduire vos coûts en optant pour des locaux moins chers ou plus économes en énergie. Pour certaines entreprises, le déménagement est l’occasion d’améliorer la localisation du bureau pour se rapprocher de leurs clients, de leurs fournisseurs, des transports en commun… Enfin, le déménagement peut être motivé par le souhait d’offrir à vos salariés un cadre de travail plus agréable ou plus moderne.
Gagnez du temps lors de vos déménagements grâce à la location d’un monte meuble à Lyon.
L’objectif de ce guide étape par étape
Chaque entreprise est unique, et chaque déménagement l’est aussi. Cependant, il y a certaines étapes et certaines tâches qui se retrouvent dans quasiment tous les déménagements de bureau. Ce guide est conçu pour vous aider à comprendre ces étapes et à les gérer efficacement. Il propose une méthode simple, pratique et adaptée à la complexité du déménagement de bureau.
Étape 1 : la planification du déménagement de bureau
Le choix de la date et du lieu
La première étape de tout projet de déménagement est de choisir la date et le lieu. Cette décision doit être prise en tenant compte de plusieurs facteurs. D’abord, la disponibilité des locaux : il faut trouver un bureau qui correspond à vos besoins et qui est disponible à la date souhaitée. Ensuite, il faut prendre en compte la période de l’année, pour éviter les périodes de forte activité ou de vacances lorsque beaucoup de personnes sont absentes. Enfin, il faut considérer l’emplacement géographique et l’accessibilité du nouveau bureau.
La sélection des services de déménagement
Le choix d’une entreprise de déménagement est une autre décision clé. Il est recommandé de demander plusieurs devis et de les comparer en tenant compte non seulement du prix, mais aussi des services inclus, des assurances, de la qualité du service client, des références… Le choix d’une entreprise de déménagement fiable et professionnelle peut faire toute la différence le jour du déménagement.
La création d’un plan de déménagement
Une fois la date et le lieu fixés et la société de déménagement choisie, il est temps de créer un plan de déménagement. Ce plan doit détailler toutes les tâches à accomplir, la personne en charge de chaque tâche, et le calendrier de réalisation. Il doit aussi inclure un plan d’aménagement du nouveau bureau avec l’emplacement des postes de travail, des équipements, des espaces de stockage et des espaces communs.
Étape 2 : la communication autour du déménagement
La communication interne
Le déménagement de bureau est un changement majeur pour les salariés. Il est donc essentiel de les informer dès le début du projet et de les tenir régulièrement informés de l’avancement du projet. Une communication claire et transparente contribuera à rassurer vos salariés et à prévenir les éventuels malentendus ou tensions. N’hésitez pas à impliquer vos salariés dans le processus de déménagement : ils peuvent vous aider à identifier des problèmes potentiels et à trouver des solutions, et plus ils se sentiront impliqués, plus ils s’adapteront facilement au nouveau bureau.
La communication externe
Il ne faut pas oublier de communiquer aussi à l’extérieur de l’entreprise. Pensez à prévenir vos clients, fournisseurs, partenaires… du changement d’adresse, et ce, bien en amont, pour éviter toute confusion. Mettez à jour vos coordonnées professionnelles sur tout supports : site web, réseaux sociaux, papeterie d’entreprise… Pensez également à modifier l’adresse sur vos contrats, licences, assurances, etc.
Étape 3 : la préparation du déménagement
L’aménagement du nouveau bureau
Il est important d’aménager le nouveau bureau de manière à favoriser le confort, la productivité et la cohésion d’équipe. Pensez aux open spaces pour favoriser la communication et la collaboration, mais prévoyez aussi des espaces fermés pour les réunions, les tâches nécessitant de la concentration, les appels téléphoniques… N’oubliez pas les espaces de détente, qui sont importants pour le bien-être des salariés. Prenez aussi en compte les besoins spécifiques de certains salariés ou équipes : matériel particulier, espace de stockage, accès à la lumière naturelle…
Le transfert des services utilitaires et de la connectivité
Il est primordial d’organiser à l’avance le transfert des services utilitaires (électricité, eau, chauffage…) et de la connectivité (internet, téléphone). Il serait en effet très désagréable d’arriver dans le nouveau bureau et de découvrir qu’il n’y a pas d’électricité ou d’internet. Il faut bien se renseigner sur les délais nécessaires pour mettre en place ces services et programmer les interventions en conséquence. Il est conseillé de faire appel à des professionnels pour déconnecter et reconnecter votre système informatique. Veillez aussi à la sécurité du système durant le transfert.
Étape 4 : le déménagement
La coordination du jour J
Le jour du déménagement est un grand jour qui demande une bonne organisation et une bonne communication. Il est important de rappeler à chaque personne son rôle et ses responsabilités, et de coordonner toutes les activités : chargement du mobilier et des cartons, déménagement proprement dit, déchargement, installation dans le nouveau bureau, validation de la bonne réalisation des services (électricité, eau, internet…). Il pourrait être utile de désigner un coordinateur général qui sera le point de contact pour toutes les questions liées au déménagement.
La gestion des imprévus
Même si vous avez bien planifié le déménagement, des imprévus peuvent toujours surgir : un meuble qui ne passe pas par la porte, un problème de plomberie, une coupure d’électricité… Il faut rester calme, trouver rapidement des solutions et faire preuve de flexibilité. C’est là que votre plan de déménagement est utile : en ayant bien préparé le déménagement, vous avez anticipé la plupart des problèmes potentiels, et vous avez une marge de manœuvre pour gérer les imprévus.
Étape 5 : l’installation dans le nouveau bureau
L’organisation du nouveau bureau
Une fois le déménagement terminé, il reste à organiser le nouveau bureau. Il est important de prendre le temps de bien installer chaque poste de travail, de vérifier que tout le matériel informatique fonctionne correctement, de distribuer les clés ou badges d’accès, d’indiquer les issues de secours… Une bonne organisation facilite l’intégration des salariés dans le nouveau bureau et contribue à leur bien-être et à leur productivité.
Le suivi post-déménagement
Les premiers jours dans le nouveau bureau sont une période d’adaptation. Il peut y avoir des petits problèmes à résoudre, des ajustements à faire, des questions à répondre… Il est important de rester à l’écoute des salariés et de réagir rapidement à leurs demandes. Une réunion de feedback peut être une bonne idée pour recueillir les impressions de chacun et pour célébrer ensemble la réussite du déménagement.
Conclusion : les bénéfices d’un déménagement de bureau bien organisé
Un déménagement de bureau est un projet complexe qui demande beaucoup de temps et d’énergie. Mais c’est aussi une occasion unique de repenser l’organisation de votre entreprise, d’améliorer les conditions de travail de vos salariés, de moderniser votre image… Si vous suivez les étapes de ce guide et si vous prenez le temps de bien préparer votre déménagement, vous pouvez minimiser le stress et les perturbations, et vous pouvez transformer ce défi en une véritable opportunité pour votre entreprise.